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Documentos físicos x LGPD: como proteger informações com descarte correto

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) também se aplica a documentos físicos. Toda empresa que armazena, arquiva ou manipula papéis com dados pessoais deve garantir o descarte seguro e certificado. O processo ideal envolve descaracterização completa dos documentos, rastreabilidade e emissão de certificado de destruição. O não cumprimento pode gerar multas e sanções legais. Em cidades como Porto Alegre, Caxias do Sul, Canoas e região da Serra Gaúcha, empresas especializadas como a Seresa oferecem esse serviço com conformidade legal.



A LGPD se aplica apenas a dados digitais?


Não. A LGPD (Lei nº 13.709/2018) protege qualquer dado pessoal, independentemente do meio de armazenamento. Isso significa que informações registradas em papel — como contratos, prontuários, fichas de cadastro, formulários e arquivos físicos — também estão sob o escopo da lei.


Empresas, clínicas, escritórios e instituições que lidam com dados em formato físico precisam seguir os mesmos princípios da LGPD:


  • Finalidade clara e legítima

  • Segurança e integridade dos dados

  • Acesso restrito e controle de uso

  • Eliminação segura após a finalidade ou prazo legal


O risco dos arquivos físicos mal descartados


Mesmo com a digitalização em crescimento, muitos setores ainda operam com grande volume de papéis. Quando mal armazenados ou descartados sem controle, os documentos físicos expõem a organização a riscos como:


  • Vazamento de informações pessoais

  • Responsabilização civil por uso indevido de dados

  • Danos à imagem e reputação institucional

  • Multas da ANPD e sanções legais


Esses riscos aumentam em empresas que mantêm arquivos físicos antigos, prontos para descarte, mas sem política de segurança e rastreabilidade.


Como funciona o descarte correto de documentos físicos segundo a LGPD


A LGPD exige que o titular dos dados tenha seus direitos preservados mesmo no fim do ciclo de vida da informação. Isso inclui o momento do descarte.

O processo adequado de descarte deve incluir:


1. Triagem segura dos documentos

Separação por tipo de dado, setor e grau de sensibilidade.


2. Armazenamento provisório seguro

Conteinerização em locais controlados até o transporte.


3. Transporte por empresa licenciada

Frota rastreável, equipe treinada e protocolos de segurança.


4. Descaracterização com emissão de certificado

Destruição total com emissão de Certificado de Destinação Final (CDF), garantindo conformidade legal.


Por que contratar uma empresa especializada como a Seresa


Empresas localizadas em Porto Alegre, Caxias do Sul, Canoas, São Leopoldo e outras cidades da Serra Gaúcha devem optar por prestadoras com licença ambiental válida, experiência no setor e garantia contratual de sigilo.


A Seresa atua com:


  • Frota licenciada e equipe própria

  • Protocolos auditáveis

  • Emissão de certificado de descarte

  • Atendimento a órgãos públicos, hospitais, clínicas e empresas privadas

  • Conformidade com LGPD, ISO e normas ambientais


Resumo: documentos físicos e LGPD – como garantir segurança


  • A LGPD se aplica a qualquer dado pessoal, inclusive em papel

  • O descarte inadequado de documentos físicos pode gerar multas e vazamentos

  • A destruição deve ser feita com rastreabilidade e certificação

  • Empresas devem contar com prestadoras licenciadas e experientes

  • A Seresa atende empresas da saúde, direito, contabilidade e setor público no Rio Grande do Sul


Precisa descartar arquivos físicos com segurança jurídica e conformidade com a LGPD?


Fale com a Seresa pelo WhatsApp e receba uma proposta personalizada para sua empresa ou instituição.



Referências legais e técnicas


 
 
 

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