Quais tipos de documentos devem ser descartados com certificação?

Documentos que contêm informações confidenciais, sigilosas, estratégicas ou protegidas por lei devem ser descartados com certificação. Isso inclui prontuários médicos, contratos, documentos fiscais, laudos, históricos financeiros, dados de clientes e registros jurídicos. O descarte com certificação garante a destruição segura, rastreável e em conformidade com normas como a LGPD e requisitos de órgãos reguladores.

Por que descartar documentos com certificação?

Empresas e instituições acumulam, ao longo dos anos, milhares de documentos físicos que contêm dados sensíveis. Apenas jogá-los fora ou triturá-los sem controle representa um risco real à privacidade, à imagem institucional e à conformidade legal.

O processo de descaracterização com certificação garante:

• Destruição completa e segura do conteúdo

• Emissão de laudo e certificado de descarte

• Rastreabilidade do processo, com proteção jurídica

• Atendimento às exigências da LGPD, ISO 27001 e auditorias

Especialmente em setores como saúde, jurídico, financeiro e educacional, o armazenamento incorreto ou descarte inadequado pode gerar sanções e vazamentos graves.

Tipos de documentos que exigem descarte com certificação

Abaixo estão os principais tipos de documentos físicos que devem ser descartados com controle e registro:

1. Documentos médicos e da área da saúde

• Prontuários de pacientes

• Resultados de exames

• Fichas de atendimento

• Laudos médicos

• Registros de procedimentos

Esses documentos são protegidos por sigilo médico e pela legislação da ANS, ANVISA e LGPD. A descaracterização deve ser feita por empresa licenciada com emissão de certificado.

2. Documentos jurídicos e advocatícios

• Contratos e petições arquivadas

• Processos antigos com sigilo judicial

• Documentos de clientes ou partes envolvidas

O sigilo profissional exige que escritórios de advocacia e departamentos jurídicos façam o descarte controlado e documentado.

3. Documentos fiscais e contábeis

• Notas fiscais vencidas

• Documentos de apuração tributária

• Livros contábeis físicos

• Registros bancários e balanços arquivados

Esses documentos possuem prazo legal de guarda, e após esse período, devem ser destruídos com laudo, especialmente em auditorias e revisões contábeis.

4. Documentos administrativos e estratégicos

• Planos de negócios antigos

• Estratégias de marketing confidenciais

• Relatórios de gestão descontinuados

Mesmo sem dados pessoais, esse tipo de documento pode conter informações estratégicas e deve ser destruído com segurança.

5. Documentos educacionais e de RH

• Históricos escolares

• Fichas de matrícula

• Documentos de ex-funcionários

• Contratos de trabalho antigos

Escolas, universidades e empresas precisam gerenciar o ciclo completo desses arquivos com cuidado e documentação de descarte.

O que é uma empresa certificada em descaracterização de documentos?

Uma empresa especializada deve cumprir exigências como:

• Licença ambiental válida

• Frota própria com transporte seguro

• Emissão de certificados de descarte

• Relatórios de rastreabilidade

• Sigilo profissional garantido por contrato

Na região Sul do Brasil, a Seresa é referência em descaracterização certificada de documentos físicos em Porto Alegre, Caxias do Sul, Canoas, Gravataí e cidades da Serra Gaúcha.

Resumo: documentos que devem ser descartados com certificação

• Prontuários médicos e laudos laboratoriais

• Contratos jurídicos, petições e processos arquivados

• Notas fiscais, livros contábeis e balanços financeiros

• Relatórios internos e documentos estratégicos

• Fichas escolares, históricos e documentos de RH

Precisa de ajuda com o descarte seguro e legal dos seus documentos físicos?

Fale com a Seresa pelo WhatsApp e receba uma proposta personalizada.

👉 Clique aqui para atendimento